Audit trail del sistema qualità: chi ha fatto cosa, e quando
Per ogni non conformità, azione correttiva, checklist, attività PDCA, taratura e revisione di un documento Virtus annota chi ha creato l’elemento e chi lo ha modificato, con data e ora, campo, valore precedente e nuovo valore. Quando arriva l’audit, la storia è già scritta.
Senza registro, la storia si ricostruisce a memoria
Un valore corretto su un foglio condiviso, una criticità alzata da minore a maggiore: senza un registro automatico resta il ricordo di chi c’era. All’auditor servono date, autori e valori precedenti. Nel modulo ogni elemento porta con sé la propria storia, scritta dal sistema.
Quattro cose che il registro scrive per te
- 01
Creazione e modifiche, campo per campo
Il registro di ogni elemento parte dalla creazione, con utente, data e ora. Ogni modifica riporta campo, valore precedente e nuovo valore: una criticità passata da minore a maggiore si legge in una riga.
- 02
Passaggi di stato e decisioni, con chi e quando
Quando una NC passa da aperta a risolta, un’azione correttiva viene definita o una revisione viene approvata o rifiutata, il registro annota transizione e decisione con l’utente che l’ha presa. Vale anche per checklist, attività PDCA e tarature.
- 03
Ogni versione di un documento, con stato e autore
Nel DMS ogni revisione di un documento ha una scheda con stato (rilasciato, revisionato, approvato o rifiutato) e autore. Il suo registro riporta creazione, passaggi di stato e ogni approvazione o rifiuto, con chi ha deciso.
- 04
Chi ha scaricato un documento, e quante volte
Per ogni versione una seconda scheda elenca i download per utente, con conteggio, prima e ultima occorrenza. Sai chi ha scaricato l’ultima revisione di una procedura e chi no.
Tre momenti, e per ognuno cosa resta scritto
- 01 · Creazione
Utente, data e ora di apertura dell’elemento.
- 02 · Modifica
Campo cambiato, valore precedente e nuovo; passaggi di stato e decisioni.
- 03 · Chiusura
Chi ha chiuso e quando; la data di chiusura resta nell’elenco.
Il registro segue ogni modulo
- Gestione Non ConformitàApertura, modifiche, stati e allegati di ogni NC, con utente, data e ora.
- Documenti e RevisioniCreazione, rilascio, approvazioni e download di ogni versione di un documento.
- Workflow e responsabilitàOgni passaggio di stato e ogni approvazione con il nome di chi ha deciso.
- Competenze e FormazioneLo storico delle valutazioni di ogni persona: livello precedente e nuovo, origine, utente.
Domande frequenti sul modulo
No: si scrive da solo a ogni creazione, modifica, passaggio di stato e decisione, e si apre dalla tabella con l’icona dello storico.
L’utente, la data e l’ora, il campo cambiato, il valore precedente e il nuovo valore. Per un passaggio di stato, lo stato di partenza e quello di arrivo.
Il registro di non conformità, azioni correttive, checklist, investigation report, moduli 8D e attività PDCA è riservato al Responsabile Qualità; lo storico di tarature e valutazioni è visibile a tutti.
Sì. Su una NC ogni file caricato, scaricato o eliminato resta annotato con nome, utente, data e ora. Nella matrice delle competenze ogni cambio di livello resta nello storico della persona, con origine e utente.
Virtus è progettato per integrarsi con ERP, MES e sistemi di fabbrica: in demo vediamo insieme come articoli, lotti e fornitori dialogano con i tuoi sistemi.
Vedi il registro sui tuoi casi
In demo apriamo lo storico di una NC e di un documento e leggiamo chi ha fatto cosa.