Software gestione documentale (DMS) per la qualità: una sola revisione in vigore, approvata e tracciata
Il modulo raccoglie manuale, procedure, istruzioni operative e moduli in cartelle, con identificativo, area, tipologia, owner e un file per ogni revisione. Ogni revisione passa dal rilascio alla verifica con i revisori scelti alla creazione, e chi non è coinvolto scarica sempre l’ultima approvata.
Tre versioni della stessa procedura, e in reparto gira quella vecchia
La procedura sta in una cartella di rete, la revisione nuova nella posta del responsabile, in reparto è appesa quella vecchia. All’audit bisogna dimostrare chi ha approvato cosa e quando. Nel modulo ogni documento ha un owner, un identificativo e una revisione approvata, con decisioni e download registrati.
Quattro cose che fai ogni giorno, senza cartelle condivise
- 01
Carichi il documento con i suoi dati
Titolo, descrizione, cartella, area di interesse e tipologia: l’identificativo lo assegna Virtus in sequenza, per esempio QUA-PRO-003 per la terza procedura dell’area Qualità. Scegli la priorità del ciclo approvativo (bassa, media, alta), i revisori e alleghi il file.
- 02
Rilascio e verifica: i revisori decidono con un clic
Per ogni revisione indichi i revisionatori del rilascio e quelli della verifica. Ognuno approva o rifiuta dalla scheda del documento che lo aspetta; a maggioranza raggiunta la revisione passa alla fase successiva. Dopo il primo voto area, tipologia e revisori restano bloccati.
- 03
Le versioni restano, una sola è in vigore
Da un documento apri la revisione successiva: stesso identificativo, versione più uno, file nuovo e un nuovo giro di rilascio e verifica. L’owner vede tutte le versioni; chi scarica riceve sempre l’ultima approvata, con la versione nel nome del file.
- 04
Sai chi ha scaricato cosa, e lo colleghi ai controlli
Ogni download è registrato: l’owner vede chi ha scaricato una revisione, quante volte e quando, oltre allo storico di creazione, decisioni e passaggi di stato. I documenti approvati si allegano ai campi di una checklist, e chi esegue il controllo li apre da lì.
Tre stati, e per ognuno chi decide
- 01 · Rilasciato
Revisione caricata: decidono i revisionatori del rilascio.
- 02 · Revisionato
Rilascio approvato: tocca ai revisionatori della verifica.
- 03 · Approvato
Quella che tutti scaricano e che si allega ai controlli.
Un documento non vive mai da solo
- Controlli e DatiNel modello di un controllo alleghi a ogni campo i documenti approvati.
- Reportistica e TestChi esegue la checklist apre dal campo i documenti collegati, nella revisione approvata.
- Workflow e responsabilitàOwner, revisionatori di rilascio e verifica, decisioni a maggioranza e stati di ogni revisione.
- Audit trailCreazione, decisioni e passaggi di stato di ogni revisione, e i download per utente.
Domande frequenti sul modulo
L’owner vede tutte le revisioni e i log; un revisore, la revisione che aspetta la sua decisione; tutti gli altri, la revisione approvata.
La versione sale di uno, con lo stesso identificativo, un file nuovo e un nuovo ciclo di rilascio e verifica. Le approvate restano nello storico; una ancora in rilascio viene rifiutata.
La maggioranza di quelli indicati per la fase. Un rifiuto a maggioranza porta la revisione a Rifiutato; chi ha votato può annullare la scelta finché la fase è aperta.
Sì: nel modello di una checklist alleghi a un campo i documenti con una revisione approvata; chi esegue il controllo li scarica da lì.
Virtus è progettato per integrarsi con ERP, MES e sistemi di fabbrica: in demo vediamo insieme come i documenti e le loro revisioni dialogano con i tuoi sistemi.
Vedi il modulo sui tuoi documenti
In demo carichiamo una tua procedura e la portiamo dal rilascio all’approvazione.