Software de gestionare a documentelor (DMS) pentru calitate: o singură revizie în vigoare, aprobată și trasabilă
Modulul adună manualul, procedurile, instrucțiunile de lucru și formularele în foldere, cu identificator, arie, tip, proprietar și un fișier pentru fiecare revizie. Fiecare revizie trece de la lansare la verificare cu revizorii aleși la creare, iar cine nu este implicat descarcă mereu ultima revizie aprobată.
Trei versiuni ale aceleiași proceduri, iar în secție circulă cea veche
Procedura stă într-un folder din rețea, revizia nouă este în emailul responsabilului, în secție este afișată cea veche. La audit trebuie dovedit cine a aprobat ce și când. În modul fiecare document are un proprietar, un identificator și o revizie aprobată, cu deciziile și descărcările înregistrate.
Patru lucruri pe care le faci zilnic, fără foldere partajate
- 01
Încarci documentul cu datele lui
Titlu, descriere, folder, arie de interes și tip: identificatorul îl atribuie Virtus în ordine, de exemplu QUA-PRO-003 pentru a treia procedură din aria Calitate. Alegi prioritatea ciclului de aprobare (scăzută, medie, ridicată), revizorii și atașezi fișierul.
- 02
Lansare și verificare: revizorii decid cu un clic
Pentru fiecare revizie indici revizorii lansării și pe cei ai verificării. Fiecare aprobă sau respinge din fișa documentului care îl așteaptă; când se atinge majoritatea, revizia trece la faza următoare. După primul vot, aria, tipul și revizorii rămân blocate.
- 03
Versiunile rămân, una singură este în vigoare
Dintr-un document deschizi revizia următoare: același identificator, versiunea plus unu, fișier nou și un nou ciclu de lansare și verificare. Proprietarul vede toate versiunile; cine descarcă primește mereu ultima revizie aprobată, cu versiunea în numele fișierului.
- 04
Știi cine a descărcat ce, și îl legi de controale
Fiecare descărcare este înregistrată: proprietarul vede cine a descărcat o revizie, de câte ori și când, pe lângă istoricul creării, deciziilor și schimbărilor de stare. Documentele aprobate se atașează câmpurilor unui checklist, iar cine execută controlul le deschide de acolo.
Trei stări și cine decide la fiecare
- 01 · Lansată
Revizie încărcată: decid revizorii lansării.
- 02 · Revizuită
Lansare aprobată: este rândul revizorilor verificării.
- 03 · Aprobată
Cea pe care o descarcă toți și care se atașează controalelor.
Un document nu trăiește niciodată singur
- Controale și dateÎn modelul unui control atașezi fiecărui câmp documentele aprobate.
- Raportare și testeCine execută checklistul deschide din câmp documentele legate, în revizia aprobată.
- Fluxuri de lucru și responsabilitățiProprietar, revizorii lansării și ai verificării, decizii cu majoritate și stările fiecărei revizii.
- Audit trailCrearea, deciziile și schimbările de stare ale fiecărei revizii, și descărcările pe utilizator.
Întrebări frecvente despre modul
Proprietarul vede toate reviziile și logurile; un revizor, revizia care îi așteaptă decizia; toți ceilalți, revizia aprobată.
Versiunea crește cu unu, cu același identificator, un fișier nou și un nou ciclu de lansare și verificare. Cele aprobate rămân în istoric; una aflată încă în lansare este respinsă.
Majoritatea celor indicați pentru fază. O respingere cu majoritate duce revizia la Respinsă; cine a votat își poate anula alegerea cât timp faza este deschisă.
Da: în modelul unui checklist atașezi unui câmp documentele care au o revizie aprobată; cine execută controlul le descarcă de acolo.
Virtus este proiectat să se integreze cu ERP, MES și sistemele din fabrică: în demo vedem împreună cum documentele și reviziile lor dialoghează cu sistemele tale.
Vezi modulul pe documentele tale
În demo încărcăm o procedură de-a ta și o ducem de la lansare la aprobare.