Workflow qualità con responsabili, scadenze e approvazioni: chi fa cosa, entro quando, con quale esito
Non conformità, azioni correttive, attività PDCA, versioni dei documenti e checklist seguono in Virtus flussi con stati fissi, campi obbligatori e ruoli che possono farli avanzare. Responsabile, scadenza, esito e approvazioni stanno nella scheda, non nelle email.
Un’azione decisa a voce non si chiude mai
L’azione è stata decisa in riunione, la scadenza è in un’email, chi doveva verificarla ha cambiato reparto. All’audit la domanda è una sola: chi era il responsabile, entro quando, chi ha approvato. Nel modulo ogni passaggio ha i suoi campi e il suo ruolo.
Quattro cose che fai senza rincorrere nessuno
- 01
Dai a ogni azione un responsabile e una data
Un’azione correttiva registra chi l’ha richiesta, chi la esegue, la data proposta di attuazione e quella effettiva. Le discipline del modulo 8D hanno «gestita da» e «implementata il», le fasi PDCA una data, le checklist pianificate uno o più responsabili.
- 02
Fai avanzare lo stato solo con i campi compilati
Un’azione correttiva va da Definizione ad Attuazione a Chiusura, un’attività PDCA da Plan ad Act senza tornare indietro né saltare fasi. A ogni passaggio Virtus chiede i campi obbligatori e lo riserva a un ruolo.
- 03
Approvi i documenti e chiudi le azioni a catena
Una nuova versione di un documento passa dai revisori del rilascio a quelli della verifica, a maggioranza, dalla scheda o dal link ricevuto per email. L’azione correttiva padre non si chiude finché una figlia è in corso.
- 04
Pianifichi i controlli e vedi chi è in ritardo
Ogni pianificazione di checklist ha modello, responsabili, frequenza da giornaliera ad annuale, ultima e prossima esecuzione. Un semaforo dice se il controllo è in tempo, in scadenza o scaduto; alla creazione Virtus propone di avvisare i responsabili per email.
Tre stati, uguali in ogni flusso
- 01 · Aperto
Elemento creato, con la prima scheda e il suo responsabile.
- 02 · In corso
Passaggi intermedi: campi obbligatori, date di attuazione, allegati.
- 03 · Chiuso
Esito registrato dal ruolo che può chiudere, figli già chiusi.
Un flusso attraversa tutti i moduli
- Gestione Non ConformitàAperta, Risolta, Chiusa: la risoluzione ha campi obbligatori, la chiusura spetta al responsabile qualità.
- Documenti e RevisioniRevisori del rilascio e della verifica, versione approvata a maggioranza.
- Reportistica e TestChecklist pianificate con responsabili, ricorrenza e semaforo delle scadenze.
- Audit trailOgni passaggio di stato e decisione, con utente, data e ora.
Domande frequenti sul modulo
Una non conformità la apre qualsiasi utente, la risolve il capo reparto o il responsabile qualità, la chiude solo il responsabile qualità, che fa avanzare anche azioni correttive, investigation report e moduli 8D.
Alla chiusura indichi l’esito della valutazione di efficacia. Se è negativo, Virtus propone una nuova azione correttiva sulla stessa causa; se rifiuti, serve un giustificativo del declassamento.
Scegli i revisori del rilascio e della verifica: la versione resta in attesa finché la maggioranza non decide. Ogni approvazione o rifiuto si può revocare.
Alla creazione di una pianificazione di checklist Virtus propone una notifica email ai responsabili assegnati; scadenze e stati restano visibili nelle tabelle e nel cruscotto.
Virtus è progettato per integrarsi con ERP, MES e sistemi di fabbrica: in demo vediamo come responsabili, reparti e scadenze dialogano con i tuoi sistemi.
Vedi il flusso sui tuoi casi
In demo seguiamo un’azione correttiva del tuo reparto fino alla verifica di efficacia.