Workflow calitate cu responsabili, termene și aprobări: cine face ce, până când, cu ce rezultat
Neconformitățile, acțiunile corective, activitățile PDCA, versiunile documentelor și checklist-urile urmează în Virtus fluxuri cu stări fixe, câmpuri obligatorii și roluri care le pot face să avanseze. Responsabilul, termenul, rezultatul și aprobările stau în fișă, nu în emailuri.
O acțiune decisă verbal nu se închide niciodată
Acțiunea a fost decisă în ședință, termenul este într-un email, cine trebuia să o verifice a schimbat departamentul. La audit întrebarea este mereu aceeași: cine era responsabilul, până când, cine a aprobat. În modul fiecare pas are câmpurile și rolul său.
Patru lucruri pe care le faci fără să alergi după nimeni
- 01
Dai fiecărei acțiuni un responsabil și o dată
O acțiune corectivă înregistrează cine a cerut-o, cine o execută, data propusă de implementare și cea efectivă. Disciplinele formularului 8D au fiecare «gestionată de» și «implementată la», fazele PDCA o dată, checklist-urile planificate unul sau mai mulți responsabili.
- 02
Avansezi starea doar cu câmpurile completate
O acțiune corectivă trece de la Definire la Implementare și la Închidere, o activitate PDCA de la Plan la Act fără a reveni înapoi sau a sări faze. La fiecare pas Virtus cere câmpurile obligatorii și îl rezervă unui rol.
- 03
Aprobi documentele și închizi acțiunile în lanț
O versiune nouă a unui document trece de la revizorii lansării la cei ai verificării, prin majoritate, din fișă sau din linkul primit pe email. Acțiunea corectivă părinte nu se închide cât timp o acțiune copil este în curs.
- 04
Planifici controalele și vezi cine întârzie
Fiecare planificare de checklist are model, responsabili, o frecvență de la zilnică la anuală, ultima și următoarea execuție. Un semafor arată dacă controlul este în termen, aproape de scadență sau depășit; la creare Virtus propune să anunțe responsabilii pe email.
Trei stări, aceleași în fiecare flux
- 01 · Deschis
Element creat, cu prima fișă și responsabilul său.
- 02 · În curs
Pași intermediari: câmpuri obligatorii, date de implementare, atașamente.
- 03 · Închis
Rezultat înregistrat de rolul care poate închide, elementele copil deja închise.
Un flux traversează toate modulele
- Gestionarea neconformitățilorDeschisă, Rezolvată, Închisă: rezolvarea are câmpuri obligatorii, închiderea revine responsabilului calității.
- Documente și reviziiRevizorii lansării și ai verificării, versiune aprobată prin majoritate.
- Raportare și testeChecklist-uri planificate cu responsabili, recurență și semafor al scadențelor.
- Audit trailFiecare schimbare de stare și decizie, cu utilizator, dată și oră.
Întrebări frecvente despre modul
O neconformitate este deschisă de orice utilizator, rezolvată de șeful de departament sau de responsabilul calitate și închisă doar de responsabilul calitate, care avansează și acțiunile corective, investigation report-urile și formularele 8D.
La închidere indici rezultatul evaluării eficacității. Dacă este negativ, Virtus propune o nouă acțiune corectivă pe aceeași cauză; dacă refuzi, este necesară o justificare a declasării.
Alegi revizorii lansării și ai verificării: versiunea rămâne în așteptare până când decide majoritatea. Orice aprobare sau respingere poate fi revocată.
La crearea unei planificări de checklist Virtus propune o notificare pe email responsabililor desemnați; termenele și stările rămân vizibile în tabele și în dashboard.
Virtus este proiectat să se integreze cu ERP, MES și sistemele din fabrică: în demo vedem cum responsabilii, departamentele și termenele dialoghează cu sistemele tale.
Vezi fluxul pe cazurile tale
În demo urmărim o acțiune corectivă din departamentul tău până la verificarea eficacității.